När du tar hänsyn till hur mycket av våra arbetsdagar som spenderas i möten är det förvånande hur underutnyttjade och förbisedda rummen är. Vissa människor spenderar faktiskt lika mycket eller ännu mer tid i mötesrum än sina egna skrivbord! Så det är faktiskt mycket viktigt att se till att dessa platser görs så bekvämt och arbetsvänligt som möjligt.
Det finns mycket fokus på hur man håller ett effektivt möte, men inte så mycket om hur man kan förbättra rummets. överraskande eftersom det är centralt för möteserfarenheten.
Väldesignade möteslokaler av hög kvalitet är välkomna, bekväma och stödjer kreativitet. Att få mötesrummet rätt kan förbättra mötets produktivitet och effektivitet.
Syftet med mötesrum
Innan du utformar ett mötesrum måste du förstå dess syfte och ditt teams behov. Om du har flera rum att välja mellan, bestäm först storlek och plats. Överväg:
Vad är syftet med rummet? Behöver det vara litet och mysigt för att uppmuntra samarbete, eller behöver det vara rymligt för styrelsemöten?
Arbetar dina team i små grupper eller stora lag?
Kommer kunderna att använda rummen eller är det bara för internt bruk?
Tänk på dessa punkter, bland annat när du utformar mötesrum för din organisation.
RUMSMÖBLERING
Vid utformningen av rummet måste nödvändig utrustning bedömas. Tänk på dessa:
Teknologi
Inte varje rum behöver skärmar eller kommunikationsenheter, men överväg att genomföra en rumschemaläggare för att boka konferensrum i outlook. Dessa är tillgängliga i applikationer, och ett utmärkt exempel är Pronestor Room, som gör att du enkelt kan boka rum och organisera möten från din telefon eller skrivbord. Eftersom möteslokaler brukar vara mycket efterfrågade, kan planeringsprogramvara som dessa öka arbetsplatsens harmoni.
Många moderna kontor är inrättade för telekonferenser, så de har inbyggd audiovisuell utrustning, såsom högkvalitativa kameror, mikrofoner och projektorer/skärmar.
Möbler
Det finns otaliga överväganden att ta hänsyn till när man identifierar vad som ska användas för att möblera rummet. Budgeten är ett stort problem eftersom du måste kunna arbeta inom dina medel. Kommer folk att sitta ner vid ett bord för det mesta av mötet, eller kommer de ständigt att stå upp och flytta runt, vilket innebär att superbekväma platser inte är prioriterade?
Belysning
Belysningen kan verkligen göra skillnad i mötesrumsupplevelsen. Belysning som är för mjuk kan göra folk sömniga, medan ljusa ljus kan orsaka huvudvärk och göra det svårt att avläsa skärmar.
Beroende på syftet med mötesrummet måste lamporna matcha syftet. Styrelserum med mycket naturligt ljus kan kräva vissa persienner som fortfarande håller rummet ljust, medan bekväma rum skulle kräva mjukare ljus.
Andra saker att tänka på är färgscheman – med företagets färger och material som används – bekväma, rena material.
Oavsett vad du väljer, se till att den är noggrant genomtänkt och tänkt som en investering för företaget.