Definition av Arbetsflöde – Arbetsflöde innebär ett tillrättalagt och repeterbart mönster av affärsverksamhet som möjliggörs genom systematisk organisation av resurser i processer som omvandlar material, tillhandahåller tjänster eller bearbetar information.
Det sista någon vill ha är en kaotisk arbetsplats med negativ inverkan på de anställda och deras arbete. Därför är det viktigt att man upptäcker när arbetsflödet på kontoret behöver förändras och gör något åt det, eller att vara förutseende nog att tillämpa sådana förändringar. Vi kommer diskutera fördelarna med att förbättra kontorets arbetsflöde och särskilt hur detta kan åstadkommas med hjälp av teknik.
Till och med nuförtiden utförs arbete, även på de största och mest tekniskt avancerade företagen, med hjälp av papper. Så om de här stora spelarna som borde befinna sig i teknikens framkant fortfarande använder sig av papper, vad kan vi då förvänta oss av exempelvis kommunala myndigheter som vanligtvis inte har framåtseende eller resurser nog för att bekämpa sin mest vanliga fiende, ineffektivitet. Då förbättrat arbetsflöde är avgörande för tillväxt och produktivitet, är det också viktigt att verksamheten inte förlitar sig på föråldrade tillvägagångssätt, såsom användningen av papper och penna.
Något som är föråldrat och inte ens längre bör övervägas för det företag som regelbundet håller möten i olika rum, är att rumsbokningsystem hanteras av något annat än en speciellt utformad programvara för bokningar. Att ha en sekreterare eller en assistent som ordnar möten genom telefonsamtal och skriver ner detta på papper saknar plats i ett modernt företag där allt är så mycket mer rörligt och föränderligt. Numera är det med hjälp av specialiserad programvara möjligt att ändra mötesdetaljer ett oändligt antal gånger, och uppdateringarna tillämpas omedelbart för alla som är involverade. Det behövs numera bara minimal mänsklig inblandning, och denna är långsam, mindre pålitlig och i allmänhet ineffektiv i jämförelse.
Några, men definitivt inte alla, fördelar med att förbättra arbetsflödet innefattar: färre misstag, kortare handläggningstider, ökad produktivitet och förbättrad kommunikation. En av våra största förändringar, inte bara för verksamheter utan för hela världen, var tillkomsten av internet. Detta ledde till en snabb utveckling inom alla delar av verksamheter och deras arbetsflöden har blivit otroliga. Så gott som allt arbetsflöde innebär numera helt klart, på ett eller annat sätt, användning av internet. Som vi ser har kommunikation aldrig varit enklare än efter att e-posten introducerades, och den ekonomiska vinsten den medför överstiger vida kostnaden för installationen.
Om en verksamhet, oavsett storlek, vill hålla sig kvar, så behöver den helt klart ”hänga med i tiden”. När man bestämmer sig för vilka tekniska förbättringar som ska göras i verksamheten, är det också viktigt att ta med i beräkningen vilken effekt det kommer ha på det stora hela, särskilt vad gäller arbetsflödet. Om något teknik är fördelaktig när man tittar på den enskilt, så kanske den inte förbättrar arbetsflödet i stort, den kanske rentav skadar det, och då måste man överväga den på nytt eller avfärda den. Det är dock uppenbart att ett kontor kontinuerligt bör försöka förbättra sitt arbetsflöde genom användning av modern teknik för att inte halka efter de konkurrenter som varit snabba med att ta till sig och använda det som finns att tillgå.