Stel je eens voor, jouw potentiële klanten zijn zojuist vanaf de andere helft van de wereld ingevlogen en verwachten geïmponeerd te worden door de diensten, die jij van plan bent om aan te bieden. Kijk hier naar de dingen, die jij binnen jouw kantoor onder controle hebt en die fout kunnen gaan. Hoewel al jouw aandacht was gericht op het leveren van de perfecte ontvangst, negeerde je het eerste wat ze zouden zien en dat hun eerste indruk zou vormen – jouw kantoor. We zullen kijken naar vier kantoorimplementaties, die de zo belangrijke eerste indruk positief zullen beïnvloeden.
1 – Zorg ervoor dat de kantoorruimte opgeruimd is
Een kleine kantoorruimte hoeft geen rommelig kantoor te zijn. Het is geen excuus voor al dat papierwerk en een rommelige indeling. Er zijn tegenwoordig zoveel slimme, compacte opslagmogelijkheden beschikbaar, dat je zelfs met een kleine investering de vruchten hiervan kunt plukken. Als je een betere werkomgeving biedt, zal dat uiteindelijk leiden tot een productiever personeelsbestand. Wat je zeker wilt vermijden, is dat potentiële of zelfs bestaande klanten een rommelige werkomgeving zien en gaan denken dat het werk dat je gaat produceren vergelijkbaar zal zijn.
2 – Implementeer moderne technologische kantoorsystemen om de workflow te verbeteren
Er zijn veel kantoorsystemen, die de workflow helpen verbeteren, maar de uitdaging is om ervoor te zorgen dat ze goed kunnen samengaan, elkaar niet overlappen en eenvoudig te gebruiken zijn. Een dergelijk systeem dat kan worden geïmplementeerd, is de reserveringssoftware voor conferenties. De software van Pronestor heeft bijvoorbeeld een naadloze integratie met Microsoft Outlook, één van de meest populaire apps op de markt voor informatiemanagers. Dit maakt het gemakkelijk te implementeren en te gebruiken omdat het is gebouwd om te worden opgenomen in de toepassing, in plaats van apart te werken.
3 – Benadruk je merk
Een goed doordacht kantoor kan bijdragen tot een verbetering van jouw merk en zijn waarden. Idealiter zou het kantoor uitnodigend moeten zijn, de aard van jouw bedrijf moeten weerspiegelen en de behoeften van bepaalde afdelingen moeten ondersteunen. Creatieve bedrijven zouden bijvoorbeeld niet alledaagse ontwerpen en indelingen moeten overwegen, terwijl meer formele bedrijven zoals advocatenkantoren voor meer degelijke ontwerpen en architectuur zouden kunnen gaan. Potentiële klanten zijn en moeten altijd kritisch zijn wanneer ze mensen of bedrijven, waarmee ze willen gaan samenwerken, moeten beoordelen om geen tijd te verspillen aan een slechte aanbieding.
4 – Zorg voor versnaperingen
Ok, dit is meestal geen belangrijke kwestie en als het dat wel is, dan heeft dat misschien een reden. Het is echter altijd leuk om drankjes beschikbaar te hebben wanneer klanten je bezoeken. Een luxueus koffiezetapparaat en een waterkoeler kunnen echt een verschil maken om klanten zich comfortabel te laten voelen tijdens het wachten. Het hebben van een assortiment aan verfrissingen geeft de indruk dat je bent voorbereid op de behoeften en de vereisten van verschillende mensen en geeft daarom een goede indruk aan die potentiële klanten.
Zoals je ziet, zijn er verschillende verbeteringen/wijzigingen die je, afhankelijk van de behoeften van jouw bedrijf, kunt aanbrengen in jouw kantoor. Het is belangrijk om je klanten te werven en te behouden dat je het bedrijf altijd van zijn beste kant laat zien en de best mogelijke ervaring biedt en het kantoor is daar een belangrijk onderdeel van.